1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Elite SRL, con sede legale in Murganzio, Lentini (SR), 96016, P.IVA/C.F. 02156160893.
Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
- Email: accademia@elitecommerciale.com
- PEC: elite66srl@pec.it
2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD)
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) non è stato nominato, salvo diversa valutazione o obbligo di legge. Per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile rivolgersi direttamente al Titolare agli indirizzi indicati al punto 1.
3. Categorie di interessati
La piattaforma Elite Accademia AI tratta dati personali di:
- Candidati e collaboratori commerciali che si registrano alla piattaforma (operatori telefonici, agenti fisici, gestori di punti vendita, agenzie partner);
- Team Leader, Back Office, Amministratori della rete commerciale Elite SRL;
- Clienti finali residenziali (persone fisiche) per i quali i collaboratori inseriscono pratiche commerciali nel modulo CRM Pratiche;
- Clienti finali business (aziende, ditte individuali, professionisti) e i relativi referenti/legali rappresentanti.
4. Tipologie di dati trattati
a) Dati dei collaboratori/utenti della piattaforma:
- Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, email, telefono, città);
- Tipo profilo commerciale dichiarato e successivamente confermato dall'admin;
- Credenziali di accesso (email e password — la password è memorizzata in forma cifrata);
- Stato operativo (in formazione, idoneo, attivo, sotto osservazione, ecc.);
- Avanzamento formazione: moduli completati, esiti quiz finale e mini-quiz, punteggi e log delle simulazioni AI;
- Storico interazioni con il Team Leader AI (messaggi inviati e risposte ricevute);
- Report giornalieri dichiarativi (KPI compilati dall'utente);
- Badge, livelli di crescita, classifiche e KPI di performance.
b) Dati dei clienti finali raccolti tramite CRM Pratiche (inseriti dai collaboratori):
- Cliente residenziale: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza, telefono, email, documento di identità (tipologia, numero, date e enti di rilascio se richiesti dall'offerta);
- Cliente business: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale azienda, forma giuridica, settore di attività, telefono e email aziendali, PEC, codice SDI, sede legale, sede di fornitura;
- Referente/legale rappresentante azienda: nome, cognome, codice fiscale, telefono, email, ruolo;
- Dati fornitura: POD (luce), PDR (gas), codice di migrazione (fibra), ICCID/numero (mobile), tipologia contratto, fornitore precedente, potenza impegnata, uso fornitura;
- Dati di pagamento: metodo (RID/IBAN, bollettino, carta) e IBAN del cliente quando richiesto dall'offerta;
- Storico pratica: stato, esiti, motivi KO, note interne, eventuali sblocchi autorizzati.
c) Dati tecnici e di sicurezza:
- Indirizzo IP di registrazione/accettazione privacy, user agent del browser;
- Log di accesso, audit log delle azioni rilevanti (cambi stato pratica, archiviazioni, decisioni su sblocchi POD/PDR, cambi password);
- Versione dell'informativa privacy accettata e data/ora di accettazione.
La piattaforma non tratta in maniera ordinaria categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR).
5. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione della piattaforma formativa e operativa:
- creazione e gestione dell'account utente;
- erogazione dei moduli formativi, quiz finale e simulazioni AI;
- valutazione dell'idoneità operativa dei collaboratori;
- erogazione del Team Leader AI e suggerimenti personalizzati;
- raccolta dei report giornalieri e calcolo delle metriche di performance.
b) Gestione del CRM Pratiche e del back office commerciale:
- inserimento, validazione e lavorazione delle pratiche commerciali dei clienti finali;
- segmentazione residenziale/business e applicazione delle regole di vendibilità;
- gestione dello stato di lavorazione delle pratiche e dei relativi esiti;
- gestione del blocco a 90 giorni su POD/PDR già lavorati e delle richieste di sblocco autorizzate da Team Leader/Admin con tracciamento completo (motivazione, decisione, scadenza, utilizzo del token).
c) Comunicazione transazionale:
- invio di email di benvenuto, credenziali iniziali, reset password e altre comunicazioni di servizio strettamente legate all'utilizzo della piattaforma.
d) Sicurezza, controllo accessi e prevenzione abusi:
- autenticazione tramite token JWT;
- controllo degli accessi in base al ruolo (Operatore/Agente, Team Leader, Back Office, Admin);
- log tecnici e audit log per finalità di sicurezza, integrità del sistema e prevenzione di accessi non autorizzati o utilizzi impropri.
e) Adempimenti legali, contabili e di compliance:
- adempimento di obblighi previsti da leggi italiane ed europee applicabili all'attività di intermediazione commerciale e all'attività formativa.
6. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali si fonda su:
- Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) per la gestione del rapporto con il collaboratore e per la lavorazione delle pratiche commerciali;
- Consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR) per la creazione dell'account e l'accesso ai servizi della piattaforma, prestato in fase di registrazione tramite l'accettazione esplicita della presente informativa;
- Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) per la conservazione di log, registri e documentazione richiesti dalla normativa applicabile;
- Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) per finalità di sicurezza, prevenzione abusi, audit interno e miglioramento del servizio.
7. Destinatari dei dati e soggetti esterni
I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:
- Dipendenti, collaboratori e responsabili interni di Elite SRL autorizzati al trattamento (Admin, Team Leader, Back Office) nei limiti delle rispettive funzioni;
- Fornitori esterni che operano in qualità di Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) ai quali Elite SRL si appoggia per l'erogazione del servizio:
- Emergent per hosting, infrastruttura applicativa e piattaforma di sviluppo;
- Resend per l'invio di email transazionali (benvenuto, reset password, credenziali iniziali);
- OVH per i servizi di dominio ed email aziendale;
- Provider di intelligenza artificiale / Large Language Model utilizzati tramite la "Universal LLM Key" gestita dalla piattaforma Emergent, per le funzionalità di Team Leader AI, simulazioni conversazionali e funzioni AI assistite;
- Provider del database e dell'infrastruttura tecnica collegata alla piattaforma.
I dati possono inoltre essere comunicati ad Autorità competenti, organi di vigilanza, organi giudiziari quando richiesto da legge o da provvedimento dell'autorità.
8. Trasferimento dati extra UE
Alcuni fornitori esterni (in particolare provider AI/LLM, hosting e servizi cloud) potrebbero trattare i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il Titolare si impegna a garantire che il trasferimento avvenga sulla base di garanzie adeguate previste dal GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, decisioni di adeguatezza).
9. Tempi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e comunque:
- Dati account collaboratore: per tutta la durata del rapporto e fino a 5 anni dalla cessazione, salvo obblighi di legge che richiedano periodi più lunghi;
- Pratiche CRM e dati clienti finali: secondo i tempi previsti dalla normativa applicabile al settore e comunque per il tempo necessario alla gestione di eventuali contestazioni;
- Log tecnici e audit log: di norma fino a 12 mesi, salvo necessità di conservazione superiore per finalità di sicurezza o adempimenti legali;
- Storico interazioni con Team Leader AI/simulazioni: per la durata del rapporto, salvo richiesta di cancellazione dell'interessato.
Al termine dei periodi di conservazione i dati sono cancellati o anonimizzati.
10. Diritti dell'interessato
In qualità di interessato Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:
- diritto di accesso ai propri dati personali;
- diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio");
- diritto alla limitazione del trattamento;
- diritto alla portabilità dei dati;
- diritto di opposizione al trattamento;
- diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici o significativi.
Per esercitare tali diritti è possibile scrivere a accademia@elitecommerciale.com oppure inviare PEC a elite66srl@pec.it.
L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile.
11. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati richiesti in fase di registrazione e di inserimento pratica è obbligatorio: il mancato conferimento o l'eventuale rifiuto di prestare il consenso al trattamento comporta l'impossibilità di creare l'account, accedere alla piattaforma o inserire pratiche commerciali.
12. Processi automatizzati e intelligenza artificiale
La piattaforma utilizza sistemi di intelligenza artificiale (Large Language Model) per le funzionalità di Team Leader AI e simulazioni conversazionali, nonché per suggerimenti operativi ai collaboratori. Tali processi non producono decisioni automatizzate con effetti giuridici significativi sull'interessato: gli output AI hanno natura informativa e di supporto e ogni decisione operativa (idoneità, attivazione, sblocco POD/PDR, esito pratica) resta in capo a un operatore umano (Admin, Team Leader o Back Office).
13. Modifiche all'informativa
Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o organizzative. Le versioni precedenti sono conservate nel registro interno dei consensi. In caso di modifiche sostanziali agli utenti registrati potrà essere richiesta una nuova accettazione.